Viết kỹ thuật thực sự là gì?

Viết kỹ thuật là một hình thức viết về một chủ đề cụ thể đòi hỏi hướng dẫn, chỉ dẫn hoặc giải thích. Phong cách viết này phục vụ một mục đích độc đáo và do đó có những đặc điểm rất khác biệt so với các loại hình viết khác như viết sáng tạo, viết học thuật hay viết kinh doanh. Đây là một lĩnh vực viết chuyên biệt tập trung vào việc truyền đạt thông tin phức tạp đến những người cần chúng để hoàn thành một nhiệm vụ cụ thể hoặc đạt được mục tiêu nhất định. Viết kỹ thuật thường được mô tả là “làm đơn giản hóa những điều khó hiểu” do đó. Đây cũng là một nhánh của giao tiếp kỹ thuật, chủ yếu được sử dụng trong các lĩnh vực kỹ thuật và vận hành bao gồm công nghệ số, kỹ thuật, khoa học, hàng không, robot, tài chính, y học, điện tử, lâm nghiệp và công nghệ sinh học.

Ảnh từ @Nick Morrison

Những loại viết kỹ thuật chính là gì?

Báo cáo kỹ thuật
Cùng với hướng dẫn và chỉ dẫn, nhiều sản phẩm còn cung cấp chi tiết về quá trình phát triển, thay đổi cấu trúc và thay đổi hoạt động của sản phẩm. Để đảm bảo độ chính xác và rõ ràng, các nhà viết kỹ thuật tổ chức và chỉnh sửa tài liệu.

Quy định và quy tắc
Mọi quy mô doanh nghiệp đều cần có chính sách và quy trình nêu rõ để quản lý công ty của họ. Họ cũng sử dụngsổ tay nhân viên để bảo vệ bản thân khỏi các vụ kiện tụng do nhân viên khiếu nại rằng họ không biết rõ một số quy định và quy tắc nhất định.

Lập kế hoạch kinh doanh
Các tổ chức tài chính yêu cầu một chiến lược kinh doanh toàn diện trước khi cho vay tiền cho các công ty khởi nghiệp hoặc các công ty đã thành lập. Những tài liệu này đòi hỏi nghiên cứu chuyên sâu, kỹ thuật cao và hiểu biết sâu sắc về tài chính và hoạt động của doanh nghiệp, bao gồm dự báo chi tiêu, tổn thất tiềm tàng và biên lợi nhuận. Chúng cũng yêu cầu phân tích cạnh tranh, chiến lược tiếp thị và dữ liệu nền tảng chi tiết về nền tảng nghề nghiệp và tình hình tài chính của chủ doanh nghiệp.

Tổng quan tài liệu
Một bản tổng quan tài liệu có thể được đưa vào một báo cáo lớn hơn hoặc sử dụng như một tài liệu độc lập. Đây là một dạng viết kỹ thuật liệt kê tình trạng hiện tại của kiến thức về một chủ đề. Các mốc nghiên cứu, kết quả mâu thuẫn và những điều cần được học hỏi thêm thông qua nghiên cứu sâu hơn đều được nhấn mạnh trong các bản tổng quan tài liệu, đồng thời chúng cũng tóm tắt và giải thích các nghiên cứu và phát hiện trước đó về một chủ đề cụ thể.

Hướng dẫn dành cho người dùng cuối
Một hướng dẫn sử dụng mô tả cách sử dụng thiết bị số hoặc thiết bị tiêu dùng sẽ đi kèm khi bạn mua phần mềm, cài đặt một thành phần máy tính hoặc mua một trong những sản phẩm này. Những tài liệu này được gọi là hướng dẫn dành cho người dùng cuối, nhưng danh mục này cũng bao gồm các tài liệu như sách hướng dẫn khắc phục sự cố, hướng dẫn lắp ráp, “nên và không nên”, thông tin bảo hành và các điều khoản pháp lý.

Chúng ta cải thiện kỹ năng viết kỹ thuật của mình như thế nào?

1. Tạo dàn ý
   Để giúp bạn hiểu rõ những gì cần trình bày trong công việc của mình, chúng tôi khuyên bạn nên xây dựng một dàn ý. Khi thực hiện nghiên cứu, điều này cũng có thể hỗ trợ bạn xác định các khoảng trống kiến thức. Một dàn ý có thể đóng vai trò như lời nhắc nhở về những nội dung bạn cần trình bày khi tạo ra các nội dung dài như báo cáo trắng hoặc các nghiên cứu điển hình. Thay vì dàn ý, hãy sử dụng mẫu. Ví dụ, các kế hoạch kinh doanh tuân theo những tiêu chuẩn được ngành chấp nhận nhất định, bao gồm các yếu tố như tóm tắt cấp cao và phân tích đối thủ cạnh tranh.
2. Đặt khả năng đọc dễ dàng lên hàng đầu
   Viết kỹ thuật không phải là viết sáng tạo vì nó được viết để hướng dẫn chứ không phải để truyền cảm hứng hay làm cho người đọc vui vẻ. Làm cho công việc của bạn dễ đọc hơn có thể giúp ích khi viết về các chủ đề khó khăn.
3. Hiểu rõ đối tượng của bạn
   Việc hiểu rõ đối tượng của bạn là điều rất quan trọng, đặc biệt khi tạo ra thông tin kỹ thuật. Bạn có thể điều chỉnh từ vựng, giọng điệu và cách trình bày tùy theo đối tượng mà bạn dự kiến sẽ đọc bài luận của mình.
4. Bao gồm hình ảnh
5. Việc đưa hình ảnh vào viết kỹ thuật không phải là một sự tiện nghi mà là một yêu cầu cần thiết. Các minh họa, hình ảnh và sơ đồ luồng có thể mang lại sự nhẹ nhàng cần thiết cho các văn bản quá nhiều chữ.

Để tìm hiểu thêm…

Đọc từ những cuốn sách dưới đây để tìm hiểu thêm về viết văn bản kỹ thuật!